١٤٢ ) - روابط عمومی

روابط عمومی :

 روابط عمومی فعالیتی است ممتد ، مداوم و طرح‌ریزی شده که از طریق آن ، افراد و سازمانها می‌کوشند تا تفاهم و پشتیبانی کسانی را که با آنها سروکار دارند به دست آورند و در حقیقت بخشی از مدیریت است و در اغلب موارد نقش مغز متفکر ، قلب تپنده ، دست اجراء ، پای پیشرفت ، گوش شنوا ، چشم بینا و زبان گویای سازمان مدیریت آن را ایفا می‌کند. 

 فعالیتی که روابط عمومی انجام می‌دهد در یک کلمه «ارتباط» از دیدگاه نظری «علم» از جنبه عملی و اجرایی خود «فن» و از جنبه خلاقانه و زیبایی شناختی «هنر» است و آیینه تمام نمای سازمان و جایگاه دریافت و انتقال اطلاعات است. 

 روابط عمومی در حقیقت شبکه هوشیار ، بانک اطلاعات ، مغز متفکر سازمان و پل ارتباطی آن با افکار عمومی و مخاطبان خاص و عام و با نگرش ها و تمایلات و عادات و سلایق متفاوت است و باید خصلتهایی چون قانون مداری ، نظم ، شجاعت ، ابراز عقیده ، تحمل شنیدن آرای مخالفان ، احترام به حقوق فردی و اجتماعی دیگران و صداقت رشد و توسعه نماید. 

 روابط عمومی اعمال فلسفه ، فلسفه اجتماعی ، مشاور و کارکرد ارتباطی مدیریت است که ؛ از این جهت یکی از اصلی ترین ارکان برای پایه گذاری یک روابط عمومی کارآمد و مسؤولیت پذیر در دستگاه این است که زیرنظر بالاترین مقام دستگاه و سازمان انجام وظیفه نماید. 

 بی تردید ، هر نگرشی گویای اهداف و شیوه‌هایی است که نحوه رسیدن به آنها را مشخص می‌کند. بررسی  نگرشهای عمده به روابط عمومی مشخص کرد که شامل مسیر و هدف مستند : منظور از مسیر کار روابط عمومی  تاکتیکهایی است که روابط عمومی برای رسیدن به اهداف خود انتخاب می‌کند پس «هدف » مشخص کننده افق‌ها و  ارزشهایی است که روابط عمومی در پیامها و برنامه‌های خود منظور می‌کند و در حقیقت به اختصار می توان گفت  هدف روابط عمومی کسب تفاهم و پشتیبانی از طریق ایجاد احساس اشتراک میان فرد یا سازمان از سویی و  مخاطبان از سوی دیگر می‌باشد که باعث ایجاد ارتباطی تعاملی و دوسویه ، مشارکتی و پیچیده است که به طور  بالقوه به ایجاد حس اشتراک کمک می‌کند پس متخصصان روابط عمومی که نقش هماهنگ کنندة درون سازمان و  ارتباط سازمان با بیرون را ایفا می‌کنند از دانش مهارت‌های ارتباطی ، روان‌شناسی ، روان‌شناسی جامعه ،  جامعه‌شناسی ، سیاست ، اقتصاد ، اصول مدیریت و علم اخلاق برخوردار باشند تا بتوانند از جایگاه ویژه خود  بر عواملی چون تشخیص بازار جدید ، شناخت تولیدات جدید روش های نوین به طور کامل مشرف شوند تا  هنگامی که سازمان در معرض هجوم مشکلات قرار می‌گیرد بتوانند وضعیت فعلی را حفظ نموده و برای  جلوگیری از انزوای اجرایی که دیر یا زود متوجه هر سازمانی است کمک شایانی نمایند پس یکی دیگر از وظایف  بس مهم و غیرقابل انکار هر متخصص روابط عمومی یک سازمان همانگونه که در بیانیه انجمن روابط عمومی  آمریکا آمده است که بالاترین ارزش روابط عمومی در پیش‌بینی مسائل و شکل بخشیدن به رویدادهای آینده است  نه در روایت گری و گزارش آنچه اتفاق می‌افتد یا مقابله با آنچه که پیش می‌آید. 

 شرح وظایف کلی روابط عمومی 

- جمع‌آوری و تمرکز اطلاعات و اخبار مربوط به فعالیتها ، اقدامات ، طرحها و برنامه‌های سازمان به‌منظور تنظیم گزارش ، خبر و سیاستهای خبری و تبلیغاتی و اجرای طرحهای ارتباطی و انتشاراتی و آماده نمودن اذهان عمومی با توجه به خط مشی کلی سازمان از طریق : 

شرکت در جلسات مهم هیأت امنا 

شورای معاونان و جلسات سیاستگذاری در سطح مدیران و معاونان رده اول سازمان 

ارتباط مستقیم و مستمر با مسؤلان 

شرکت در گردهمایی ها 

حضور در سفرهای داخلی و خارجی 

دریافت گزارش فعالیتها ، طرحها و برنامه‌های واحدهای مختلف سازمان ، صورتجلسات شوراها و مکاتباتی که ارزش اطلاع‌رسانی دارند. 

جمع‌آوری هر گونه اخبار اطلاعات مورد نیاز به روشهای تلفنی ، شفاهی ، مکاتبه‌ای یارانه‌ای 

ارتباط مستقیم با مردم ، جراید ، خبرگزاریها ، رسانه‌های گروهی داخلی و خارجی . 

-  بررسی مطالب مطروح در رسانه‌های گروهی و مجامع عمومی در ارتباط با فعالیتهای مستقیم و غیرمستقیم سازمان به‌منظور اطلاع‌رسانی ، انعکاس و پاسخگویی در صورت لزوم 

-   برقراری ارتباط با روابط عمومی سازمانهای دیگر و نهادهای دولتی برحسب ضرورت از طریق به‌کارگیری ابزار ارتباطی مناسب 

-   حضور در مراکز قانون گذاری و سیاست گذاری در سطوح ملی و ارتباط با نمایندگان مردم و سیاستگذاران پیرامون وظایف و عملکرد سازمان 

-   بررسی دیدگاهها و سنجش افکار عمومی مردم ، مخاطبان و خدمات گیرندگان در چهارچوب وظایف و در قالب طرحهای تحقیقاتی و ارائه نتایج حاصل به مسئولان سازمان به‌منظور اتخاذ روشهای اجرایی مطلوب و تدوین طرحها و برنامه‌های اجرایی و ارتباطی مناسب 

-   دریافت یا خرید کتب نشریات ، نوارهای صوتی و تصویری و اطلاعات و لوح ها و نرم‌افزارهای رایانه‌ای و دیگر اطلاعات ، اسناد و مدارک مورد نیاز ایجاد و اداره کتابخانه و آرشیو اطلاعاتی ، مطبوعاتی ، سمعی و بصری و رایانه‌ای مرجع در ارتباط با فعالیتهای سازمان و روابط عمومی با روشهای پیشرفته به‌منظور کاربردهای ارتباطی و استفاده همکاران سازمان 

-          پیگیری انجام به موقع وعده های مسؤولان سازمان به‌منظور انعکاس نتایج حاصل 

-   فراهم آوردن حسن ارتباط متقابل میان مردم و مسئولان سازمان از طریق برگزاری ملاقات عمومی ، مصاحبه با رسانه‌های گروهی ، برپایی سخنرانیها - ترتیب سفرها ، بازدیدها و ملاقاتها 

-   پشتیبانی ، تحلیل و توجیه ارتباطی طرحها و برنامه‌های اجرایی سازمان به‌منظور روشن شدن اذهان عمومی. 

-   انعکاس فعالیتها ، برنامه‌ها و طرحهای سازمان به مردم ، دولت و نهادها و سازمانهای داخل و خارج کشور از طریق : 

·                    سخنگوی سازمان 

·                    تهیه و تدوین اخبار بیانیه‌ها اطلاعیه‌ها آگهی‌ها و پیامهای سازمان 

·                    ترتیب نشر و انعکاس آن در رسانه‌های گروهی 

·                    انتشار نشریه ادواری داخلی و چهارچوب قوانین مصوب 

·                    انتشار نشریات ادواری و غیر ادواری برای عموم مخاطبان 

·     تهیه عکس اسلاید فیلم تیزر گزارش ، گزارش آگهی نوارهای صوتی و دیگر فعالیتهای سمعی و بصری و نوشتاری و رایانه‌ای از فعالیتهای سازمان آرشیو آنها و انعکاس و پخش آنها از طریق رسانه‌های گروهی . 

·    انتشار عملکرد سازمان و واحدهای مختلف آن در چارچوب قوانین مصوب 

·      برپایی نمایشگاههای گوناگون و شرکت در نمایشگاههای مرتبط 

·     طراحی و اجرای فعالیتهای ارتباطی و تبلیغی کلان سازمان 

-  ایجاد حسن رابطه و جلب مشارکت بین کارکنان و مسئولان سازمان در ستاد ، واحدهای تحت پوشش و مراکز استانها از طریق : 

برقراری جلسات داخلی و ایجاد نظام پیشنهادها و انتقادها و انعکاس پیشنهادها و انتقادهای کارکنان به مسئولان 

-         ایجاد وحدت رویه و نظارت بر حسن اجرای امور انتشاراتی ، تبلیغاتی و ارتباطی سازمان 

-   طراحی سازمان و شرح وظایف روابط عمومی برای بخشها و مؤسسات و واحدهای مختلف تحت پوشش سازمان و اصلاح و ارتقای سطح روابط عمومی های موجود 

-          اجرای امور نگارشی و هنری در زمینه‌های تبلیغاتی و انتشاراتی ستاد و سازمان مرکزی 

-    اجرا و ارائه خدمات و برنامه‌های فرهنگی تبلیغی و هنری در قالبهای گوناگون به همکاران 

-   مطالعه ، بررسی - ارزیابی برنامه‌ریزی و تجهیز مستمر روابط عمومی و فعالیتهای آن به‌منظور ارتقای کیفیت و بهینه سازی فعالیتهای تبلیغاتی ، انتشاراتی و ارتباطی براساس روشهای پیشرفته و به روز آموزش مستمر همکاران روابط عمومی و نیز تشکیل دوره‌هایا نشستهای توجیهی کوتاه مدت برای مدیران و کارکنان سازمان در زمینه روابط عمومی و ارتباطات و ارائه مشاوره و ارشاد واحدهای سازمان در این زمینه‌ها. 

-   مشارکت و برنامه‌ریزی جهت برگزاری سمینارها ، کنفرانسها، نمایشگاهها و کمیته‌های بازرگانی ، صنعتی ، تبلیغاتی ، فرهنگی ، هنری و فنی سازمان 

-     عقد قرارداد ، مجریان طرحهای روابط عمومی که به بیرون از سازمان سفارش داده می‌شوند. 

-     تهیه ، تنظیم و پیشنهادهای برنامه و بودجه سالانه روابط عمومی 

-   اجرای سایر امور مربوط که برحسب ضرورت از طریق بالاترین مقام سازمان برای اقدام ابلاغ می‌گردد